Finden und eliminieren Sie konsequent Ihre Zeitdiebe!
Immer wieder schaffen wir trotz guter Planung unser Tagespensum nicht, weil unerwartete Störungen herein kommen, oder weil wir uns in irgendwelchen unwichtigen Aufgaben oder Ablenkungen „verzetteln“. Oftmals sind wir uns aber dieser Störungen und Ablenkungen gar nicht so richtig bewusst.
Hier mal kurz die E-Mails checken, da mal kurz in Facebook kucken was los ist oder mit den Kollegen in der Kaffeeküche ratschen – und schon ist wieder eine halbe Stunde rum. Wer kennt das nicht?
Darum empfehle ich: Erstellen Sie sich eine Don´t – Do Liste!
Im Gegensatz zur To-Do-Liste, mit der Sie Ihre Aufgaben für einen Tag oder eine Woche planen, funktioniert die Don‘t-Do Liste genau andersherum. Sie ist aber mindestens genau so wichtig, wenn nicht sogar wichtiger. Auf ihr sollte sich all das wiederfinden, was Ihre „Produktivität“ negativ beeinflusst und was Sie deswegen lieber lassen sollten.
Die Liste soll erst einmal aufzeigen, wo wir Zeit „verplempern“ und soll es einfacher machen, sich selbst zu mehr Disziplin zu bringen.
Setzen Sie sich 5 – 10 Minuten ungestört und in Ruhe hin und überlegen Sie, was sind Ihre Zeitdiebe. Wo oder mit was lassen Sie sich immer wieder ablenken oder schweifen von Ihren eigentlichen Aufgaben ab?
Für die „Hard- Liner“ 🙂
Erstellen Sie über den Zeitraum von 7 oder besser 10 Tagen ein Tätigkeitsprotokoll. Notieren Sie dabei alles was Sie den Tag über so machen, mit den entsprechenden Zeitangaben. Also wie viel Zeit haben Sie genau für jede Tätigkeit benötigt.
Auch wenn sich dieses Protokollieren am Anfang selbst wie ein Zeitdieb anfühlt – die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden Sie überraschen.
Es ist oft erschreckend, wenn man schwarz auf weiß sieht, wie viel Zeit man mit banalen Dingen wie Facebook oder „im Internet stöbern“ verbringt.
8 Dinge mit denen Sie todsicher Ihre Zeit „verplempern“ können.
- Soziale Netzwerke (Facebook, WhatsApp, YouTube, etc.)
Das ständige Agieren und Reagieren innerhalb der sozialen Netzwerke ist einer der Zeitdiebe Nr. 1.
Je mehr Netzwerke Sie nutzen, desto mehr Zeit verplempern Sie auch damit. Einmal durch alle Netzwerke „scrollen“ und im Nu sind 30 Minuten oder noch mehr verschwendet. Wenn Sie das dann mehrmals täglich machen, summiert sich schnell eine erhebliche Menge an unproduktiver Zeit zusammen. Seien Sie deshalb konsequent und schauen nur ein oder zweimal am Tag in Ihre sozialen Netzwerke (z.B. einmal am Morgen und einmal am Abend). Setzen Sie sich hierzu eine feste Uhrzeit und ein zeitliches Limit. Nur so können Sie die „Sucht“ bekämpfen. - ständige Rufbereitschaft
Eine ständige Erreichbarkeit ist kein Erfolgsnachweis und auch keine Grundvoraussetzung. Ob im Restaurant, der Besprechung oder beim Spaziergang: Schalten Sie das Handy aus! Danach telefonieren Sie alle Dinge „am Stück“ ab und vieles davon hat sich dann unter Umständen sogar schon erledigt. - Werbung (Werbe- Newsletter, Werbe- Prospekte, Werbe- Post)
Jeder kennt es, wenn man zum Postkasten geht. Die Anzahl der Werbeprospekte nimmt unaufhaltsam zu. Selbst die Tageszeitung wird heute als „Umschlag“ für tonnenweise Werbeprospekte missbraucht. Sortieren Sie konsequent die Prospekte aus und werfen diese ungesehen in den Müll. Gleiches gilt für Werbung per Mail oder Internet. - Laufend die E- Mails checken
Lassen Sie sich nicht von dem angeblich Dringlichen täuschen! Jedes Abrufen Ihrer E-Mails ist eine Ablenkung. Wenn Sie eine E-Mail beantworten, reagieren Sie damit lediglich auf Störungen von außen. Die Bearbeitung von E-Mails sollte in jedem Fall (genau so wie Telefonate oder das Checken der sozialen Netzwerke) nur blockweise und zu festen Zeiten durchgeführt werden. - Small Talk (persönlich oder am Telefon)
Kommunikation unter Menschen ist zweifelsohne sehr wichtig. Aber alles zu seiner Zeit. Der Kollege, der am Telefon oder in der Kaffeeküche von seinen privaten Problemen erzählt, während man sich eigentlich auf eine wichtigen Termin vorbereiten sollte, kommt dann eher ungelegen. Sagen Sie solchen Leuten höflich und nett, dass Sie gerade keine Zeit haben und beenden Sie das Gespräch. Wenn Sie das Thema wirklich interessiert, verschieben Sie die Unterhaltung auf Später und zwar auf einen Zeitpunkt, wann Sie Zeit dafür haben. - Nicht „Nein“ sagen können
Es gibt Menschen, die schaffen es, alle ihre Aufgaben auf andere zu übertragen und es gibt Menschen, die sammeln förmlich alle Aufgaben. Das liegt daran, dass die „Sammler“ nicht NEIN sagen können. Mitunter, weil sie Angast haben, dann nicht mehr gemocht zu werden. Doch das ist ein Trugschluss. Trauen Sie sich öfter auch mal NEIN zu sagen. Wenn das NEIN freundlich und mit einer „Begründung“ versehen ist, akzeptieren die meisten Menschen dies.
Als Beispiel: „Ich würde Dir wirklich gerne helfen, kann aber im Moment nicht, da ich selbst noch wichtige Dinge zu tun habe“ - Aufschieben
Die „Aufschieberitis“ ist ebenfalls ein großer Zeitdieb. Jede Sache die Sie in „die Hand“ nehmen, um sie dann doch wieder nach hinten zu verschieben, kostet Sie unnötige Zeit. Am besten nehmen Sie jede Sache nur einmal in die Hand. Das klappt am besten, wenn man eine konsequent und ordentliche Planung macht. Wenn dann die Zeit für diese Aufgabe gekommen ist, dann sollte sie auch ohne „wenn und aber“ erledigt werden. - Keine Planung machen!!
Wie unter Punkt 9 beschrieben, ist eine konsequente und ordentliche Planung das halbe (Zeitmanagement-) Leben. Wie sie eine solche Planung am besten durchführen, beschreibt der Artikel „Aufgabenplanung mit der ALPEN – Methode“.
Ein Formblatt zur Erstellung einer solchen Don´t – Do Liste können Sie sich hier herunterladen. <<Download>>
Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß und viel Erfolg beim finden Ihrer Zeitdiebe 🙂
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