Hier erfahren Sie, wie sie mit Hilfe der ALPEN Methode eine effektive Wochen- und Tagesplanung machen.
Zeit- oder Aufgabenplanung bedeutet nicht, einfach alles, was man zu erledigen hat, in einer endlosen Abfolge (eins nach dem anderen) abzuarbeiten, bis man frustriert feststellt, dass man doch nie alles schaffen kann.
Organisieren Sie sich und Ihren Tag mit Hilfe von Tages- und Wochenplänen!
Um sinnvoll und systematisch zu planen, sollten Sie sich jeden Morgen 15 Minuten Zeit nehmen und ihren Tag mit Hilfe der ALPEN – Methode planen.
Das Wort „ALPEN“ beschreibt dabei mit jedem Buchstaben die Abfolge dieser Methode:
A = Alle Aufgaben aufschreiben
L = Länge planen
P= Pufferzeiten mit einplanen
E = Entscheidung treffen
N= Nachkontrolle
Und so geht´s…
Alle Aufgaben aufschreiben.
Wichtig ist herbei, die Auflistung schriftlich zu machen.
Denn aufschreiben macht den Kopf frei!
Schreiben Sie alles was zu erledigen ist am Anfang in eine einfachen To-Do-Liste.
Beachten Sie hierbei folgende Punkte:
- alle Aktivitäten und Aufgaben die Sie für diesen Tag planen
- Termine, die schon feststehen
- Anrufe, Emails und Briefe, die nötig sind.
Sollten Sie an einem Tag nicht alle Aufgaben erledigen, nehmen Sie die Punkte am nächsten Tag erneut in Ihre To-Do-Liste auf.
Länge (Dauer) planen.
Jetzt schätzen Sie, wie viel Zeit Sie für die Erledigung jeder Aufgabe ungefähr benötigen werden. Achten Sie hierbei darauf:
- den Zeitaufwand realistisch einzuschätzen,
- die Zeit nicht zu knapp zu kalkulieren,
- für sich selbst ein Zeitlimit festzulegen.
Sie müssen lernen, den Arbeitsaufwand für eine Tätigkeit richtig einzuschätzen. So wird auch sehr schnell klar, was an einem Tag realistisch machbar ist und welche Aufgaben voraussichtlich die meiste Zeit in Anspruch nehmen werden.
Pufferzeiten einplanen.
Wie sagte schon Wilhelm Busch?
„Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt“
Im wirklichen Leben passieren ständig Dinge, die so nicht geplant waren oder nicht vorherzusehen waren. Gerade am Anfang wird es noch häufig passieren, dass Sie den Zeitaufwand für eine Aufgabe falsch einschätzen (siehe Länge planen). Um Ihr geplantes Tagespensum nicht zu gefährden, müssen Sie deshalb ausreichend Pufferzeiten einplanen. Außerdem helfen diese Pufferzeiten, Stress zu vermeiden.
Als Faustregel gilt:
Verplanen Sie nur 2/3 der Zeit mit festen Aufgaben und lassen 1/3 als „Puffer“ frei.
Entscheidungen treffen.
Sie werden relativ schnell feststellen, dass die eingetragenen Aufgaben an einem Tag nicht alle zu bewältigen sind. Sie müssen also eine Entscheidungen treffen!
Was ist für Sie wichtig, was ist weniger wichtig und was können Sie unter Umständen sogar weg lassen.
Setzen Sie Prioritäten. Wie das mit Hilfe der „Eisenhower“ – Methode funktioniert, erfahren Sie im Beitrag „Prioritäten setzen“.
Nachkontrolle.
Die Nachkontrolle hilft Ihnen, Ihren Tagesablauf immer besser zu organisieren. Beim erstmaligen Anwenden der ALPEN-Methode werden Sie feststellen, dass das Ganze noch nicht reibungslos funktioniert.
Deshalb sollten Sie am Ende des Tages (oder am nächsten Morgen) die vergangene Tagesplanung untersuchen und bewerten:
- Was hat gut funktioniert und was nicht?
- Haben die geschätzten Zeiten gepasst?
- Haben die Pufferzeiten ausgereicht?
- Was waren die „Zeitfresser“?
Hierbei lernen Sie, falsch eingeschätzte Zeiten und Planungen zu korrigieren und dies in Zukunft besser zu machen. Nur so können Sie die eigene Zeitplanung optimieren. Nicht erledigte Aufgaben können in die Planung des nächsten Tages mit einfließen.
Hier können Sie sich das Formulare für Ihre Monats,- Wochen,- und Tages- Planung, kostenlos herunterladen: <<DOWNLOAD>>
Ich wünsche Ihnen viel Spaß und viel Erfolg beim Umsetzen Ihrer Aufgabenplanung mit Hilfe der ALPEN – Methode!
(Die Aufgabenplanung mit der ALPEN-Methode geht auf den Zeitmanagement- Experten Prof. Dr. Lothar Seiwert zurück)
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